BAB 6
MS. EXCEL - MEMBUAT GRAFIK
A. Membuat Grafik Berdasarkan
Data Berkelompok dan Berurutan
Data yang akan dibuat grafik adalah data rekapitulasi
(data ringkas) yang dapat
dibuat secara manual atau hasil dari proses PivotTable
seperti penjelasan tersebut di atas.
Cara yang digunakan untuk
membuat grafik adalah berikut :
1.
Aktifkan
sheet yang berisi tabel yang akan dibuat grafik. Misalnya
sebagai berikut:
Gambar 6.1 Tabel
Rekapitulasi
2.
Klik menubar Insert,
selanjutnya klik pilihan Chart atau klik tombol Chart
Wizard pada toolbar Standard atau klik Chart Wizard pada toolbar
PivotTable. Kotak dialog Chart Wizard -
Step 1 of 4 – Chart Type akan ditampilkan.
3.
Pada kotak dialog tersebut klik
tab Standard
Types, kemudian klik pilihan Column pada bagian Chart
Types. Tentukan pula tampilan grafik yang anda inginkan pada bagian Chart
sub-type, misalnya anda klik pilihan 3-D Column. Pilihan
tampilan berikut :
Gambar 6.2 Kotak
Dialog Chart Step 1 of 4 – Chart Type
Pilihan pada kotak
dialog tersebut terdiri dari :
§ Standard Types : proses pembuatan grafik langkah demi langkah (Wizard), sehingga anda
tinggal mengikuti dan melengkapi elemen grafik yang ada pada kotak dialog
wizard tersebut.
§ Custom Types : proses pembuatan grafik secara langsung dengan memilih jenis grafik
yang ada dan sekaligus melengkapi elemen grafik.
§ Chart Types : pilih dan klik salah satu jenis tampilan grafik yang anda inginkan.
§ Chart sub-Type : pilih dan klik salah satu jenis tampilan grafik yang anda inginkan.
§ Press and Hold to View Sample : klik dan tahan tombol mouse untuk melihat contoh tampilan grafik.
4.
Apabila anda ingin mengetahui
tampilan grafik, maka klik dan tahan pada tombol Press and Hold to View Sample.
5.
Klik tombol Next>
untuk menampilkan atau menuju pada langkah berikutnya.
6.
Tentukan atau lengkapi elemen
grafik pada kotak dialog berikut :
Gambar 6.3 Kotak
Dialog Chart – Step 3 of 4-Titles
7.
Pada tab Titles berfungsi untuk memberikan judul pada
judul grafik, kemudian isi judul grafik sebagai berikut :
§ Pada bagian Chart title berfungsi
untuk menentukan judul grafik. Klik pada pilihan ini dan ketik judul grafik
dengan Grafik Gaji Karyawan.
§ Pada bagian Category (X) axis berfungsi
untuk menentukan judul grafik sumbu X. klik pada pilihan ini dan ketik Departemen.
§ Pada bagian Series (Y) axis berfungsi untuk
menentukan judul grafik sumbu Y. klik pada pilihan ini dan ketik Golongan.
§ Pada bagian Value (Z) axis berfungsi untuk
menentukan judul grafik sumbu Z atau
judul tampilan nilai pada suatu grafik. Klik pada pilihan ini dan ketik TOTAL GAJI POKOK.
8.
Pada tab Exes
berfungsi untuk menampilkan atau menghilangkan keterangan pada sumbu X,
sumbu Y dan sumbu Z. pada pilihan ini anda tidak perlu memilihnya, karena
secara default pilihan ini telah dipilih yang ditandai dengan ceklist (Ö) pada bagian Category (X) axis, Series (Y) axis dan Value (Z) axis.
9.
Pada tab Gridlines berfungsi untuk
menampilkan atau menghilangkan garis skala pembantu (grid) pada sumbu X, sumbu
Y, sumbu Z. setiap sumbu terdiri dari major
Gridlines dan Minor Gridlines. Major
Gridlines berfungsi untuk membuat garis skala renggang dan Minor
Gridlines berfungsi untuk membuat garis skala rapat. Anda dapat
menentukan sendiri sesuai dengan keinginan.
10. Pada tab Legend berfungsi untuk menampilkan atau menghilangkan (show Legend) keterangan gambar (warna)
pada grafik. Klik pada bagian Show Legend sehingga ceklist (Ö) akan hilang dan keterangan grafik (warna) tersebut akan
tersembunyi. Anda dapat menampilkan legend tersebut dengan memberi tanda
ceklist pada bagian Show Legend, kemudian anda dapat menempatkan keterangan
tersebut sesuai dengan keinginan dengan memilih pada bagian Placement.
11.
Pada tab Data Labels berfungsi
untuk menempatkan label data pada grafik. Label data tersebut berupa teks atau
nilai data itu sendiri yang berfungsi untuk memperjelas penyajian data. Pada
bagian ini anda tidak perlu memilihnya.
12.
Pada tab Data Tables berfungsi
untuk menampilkan atau menyembunyikan tabel data pada tampilan lembar kerja
grafik yang dibuat. Pada pilihan ini anda tidak perlu memilihnya, karena secara
default pilihan ini tidak terpilih (tidak ditandai dengan ceklist).
13.
Setelah
elemen grafik anda tentukan, kemudian klik Next>. Kotak
dialog Chart Wizard – Step 4 of 4 – Chart
Location akan terlihat sebagai berikut :
Gambar 6.4 Kotak
Dialog Chart Step 4 of 4 – Chart Location
Pada kotak dialog tersebut di atas, terdapat dua pilihan
yaitu :
§ As new sheet berfungsi untuk
menempatkan grafik pada lembar kerja yang baru dengan nama Chart1 dan masih
dalam satu buku kerja (nama file). Nama grafik Chart1 ini dapat dirubah dengan nama lain sesuai keinginan.
§ As object in berfungsi untuk menempatkan grafik pada lembar
kerja (data sheet) tertentu sesuai dengan pilihan anda.
14. Klik tombol Finish untuk mengakhiri
proses pembuatan grafik. Dengan proses tersebut diatas, maka grafik akan terlihat
seperti berikut :
Gambar 6.5 Tampilan Hasil Pembuatan Grafik
B.
Membuat Grafik Berdasarkan Data
Berkelompok dan Tidak Berurutan
Dalam pemanfaatan grafik pada
MS. Excel kita dapat membuat grafik tersebut sesuai dengan data yang kita
miliki. Langkah yang ditempuh tentu berbeda sesuai dengan model data yang ada,
apakah data termasuk data berkelompok atau data tidak berurutan.
Data berkelompok adalah data
yang bentuk tampilannya berada dalam kolom yang urut dan data yang urut ini
dapat kita gunakan seluruhnya menjadi data pembuatan grafik. Sedangkan data
yang tidak berurutan adalah data yang bentuk tampilannya berada dalam kolom
yang tidak urut dan kita hanya menginginkan kolom tertentu dalam sebuah tabel
tersebut yang akan dijadikan sebuah grafik.
Kita dapat membedakan dalam
pembuatan grafik, jika data yang digunakan termasuk data berkelompok maka kita
dapat memilih Data Range, sedangkan apabila kita menggunakan data tidak berurutan
maka kita dapat memilih Series.
Berikut ini contoh data
berkelompok dan data tidak berurutan :
Gambar 6.6 Contoh Data Berkelompok
Gambar 6.7 Contoh Data Tidak Berurutan
·
Adapun
langkah pembuatan grafik dengan data berkelompok
Pembuatan grafik dengan
pemanfaatan data berkelompok dapat dilakukan :
a. Pilih Insert
> Chart;
b. Pada pilihan Standart Types pilih
model grafik sesuai dengan keinginan dan kebutuhan;
c. Ikuti langkah tersebut dengan klik Next, lalu pada submenu Data Range
anda dapat sorot data anda yang berkelompok seluruhnya;
Gambar 6.8 Kotak Dialog Data Range
d. Terus ikuti langkah sampai pembuatan
grafik sesuai dengan kebutuhan anda (isi pilihan-pilihan yang sudah disediakan
dengan menyesuaikan pada preview yang tampak);
e. Terselesaikannya pembuatan grafik dapat
ditandai dengan pilihan Finish.
·
Adapun
langkah pembuatan grafik dengan data tidak berurutan
Pembuatan grafik dengan
pemanfaatan data tidak berurutan dapat dilakukan :
a. Pilih Insert > Chart;
b. Pada pilihan Standart Types pilih
model grafik sesuai dengan keinginan dan kebutuhan;
c. Ikuti langkah tersebut dengan klik Next,
lalu pada submenu Series anda dapat sorot data anda yang tidak berurutan dengan
memilih kolom mana yang akan dijadikan grafik;
|
|
Tempat Pengisian Data Tidak Berurutan
|
|
Gambar 6.9 Kotak Dialog Series
d. Pada pilihan Series, klik Add untuk
menambah kolom yang akan disorot, pada pilihan Name dapat diisi dengan
melakukan sorot judul kolom, sedangkan Value dapat diisi dengan melakukan sorot isi kolom yang akan dijadikan
data pembuatan grafik;
e. Terus ikuti langkah sampai pembuatan
grafik sesuai dengan kebutuhan anda (isi pilihan-pilihan yang sudah disediakan
dengan menyesuaikan pada preview yang tampak);
f. Terselesaikannya pembuatan grafik dapat
ditandai dengan pilihan Finish.
C. Formatting Grafik
Formatting grafik dapat dilakukan jika ingin memberikan tampilan sesuai dengan
keinginan kita. Hal ini dapat
langsung dilakukan dengan mengaktifkan bagian mana dari grafik yang ingin
diatur formatnya. Langkah yang dapat dilakukan :
1. Aktifkan pointer pada area yang diinginkan
atau klik ganda (double click), pilih
chart area untuk memformat
background, atau plot area untuk
memformat area grafik/plot;
2. Klik tombol mouse sebelah kanan, kemudian
klik Format Chart Area untuk
memformat area background grafik atau klik Format Plot Area untuk memformat area grafik/plot;
Gambar 6.10 Contoh
Format Chart Area
Gambar 6.11 Contoh
Format Plot Area
3. Pada pilihan Pattern kita dapat memilih
warna maupun fill effect untuk
memberi effeck yang lain sesuai dengan kebutuhan;
4. Pilih OK.
Selain itu, kita dapar
menentukan atau merubah elemen warna grafik dengan cara :
a. Klik ganda (double click) elemen grafik yang akan dirubah warnanya, misalnya
setiap tampilan warna garis grafik. Dilayar akan terlihat kotak dialog Format
Data Series.
b. Pada tab Patterns, klik warna
sesuai dengan keinginan, misalnya warna kuning. Tampilan warna dapat anda lihat pada bagian
sample. Perhatikan tampilan berikut:
Gambar 6.12 Kotak Dialog Format
Data Series
c. Anda dapat menggunakan warna lain dengan
meng-klik tombol Fill Effects, kemudian dilayar akan terlihat kotak dialog Fill
Effects sebagai berikut :
Gambar 6.13 Kotak Dialog Fill
Effects
d. Klik tab Gradient untuk menentukan
gradasi yang akan diberlakukan pada elemen balok grafik, misalnya klik pilihan One
color (untuk satu warna) dan klik pilihan Diagonal down. Pada kotak
dialog Fiil Effects tersebut di atas, anda dapat memilih tab Texture
untuk menentukan pilihan bentuk warna yang telah tersedia dalam Excel 2003.
pilihan tersebut dapat anda lihat pada kotak dialog berikut :
Gambar 6.14 Tampilan Pilihan Texture
Disamping itu anda dapat memilih
pola garis dengan mengklik tab Pattern. Pilihan pola garis tersebut dapat anda lihat pada
kotak dialog berikut :
Gambar 6.15 Tampilan Pilihan Pattern
e.
Klik tombol OK untuk menutup kotak Fill Effects.
f.
Klik tombol OK kembali untuk menutup kotak dialog Format Data Series.
D. Menghapus Grafik
Grafik yang telah dibuat pada lembar kerja dapat dihapus
dengan cara berikut :
1.
Klik Chart Area grafik.
2.
Klik tombol mouse sebelah
kanan, kemudian klik Clear atau tekan tombol Delete
atau klik menu Edit, Clear, All.