MS. EXCEL - MEMBUAT GRAFIK

Kamis, 10 Mei 2012 Tags: Materi Kuliah 0 komentar

MS. EXCEL - MEMBUAT GRAFIK

BAB 6

MS. EXCEL - MEMBUAT GRAFIK

A. Membuat Grafik Berdasarkan Data Berkelompok dan Berurutan

Data yang akan dibuat grafik adalah data rekapitulasi (data ringkas) yang dapat dibuat secara manual atau hasil dari proses PivotTable seperti penjelasan tersebut di atas.

Cara yang digunakan untuk membuat grafik adalah berikut :

1. Aktifkan sheet yang berisi tabel yang akan dibuat grafik. Misalnya sebagai berikut:

Gambar 6.1 Tabel Rekapitulasi

2. Klik menubar Insert, selanjutnya klik pilihan Chart atau klik tombol Chart Wizard pada toolbar Standard atau klik Chart Wizard pada toolbar PivotTable. Kotak dialog Chart Wizard - Step 1 of 4 – Chart Type akan ditampilkan.

3. Pada kotak dialog tersebut klik tab Standard Types, kemudian klik pilihan Column pada bagian Chart Types. Tentukan pula tampilan grafik yang anda inginkan pada bagian Chart sub-type, misalnya anda klik pilihan 3-D Column. Pilihan tampilan berikut :

Gambar 6.2 Kotak Dialog Chart Step 1 of 4 – Chart Type

Pilihan pada kotak dialog tersebut terdiri dari :

§ Standard Types : proses pembuatan grafik langkah demi langkah (Wizard), sehingga anda tinggal mengikuti dan melengkapi elemen grafik yang ada pada kotak dialog wizard tersebut.

§ Custom Types : proses pembuatan grafik secara langsung dengan memilih jenis grafik yang ada dan sekaligus melengkapi elemen grafik.

§ Chart Types : pilih dan klik salah satu jenis tampilan grafik yang anda inginkan.

§ Chart sub-Type : pilih dan klik salah satu jenis tampilan grafik yang anda inginkan.

§ Press and Hold to View Sample : klik dan tahan tombol mouse untuk melihat contoh tampilan grafik.

4. Apabila anda ingin mengetahui tampilan grafik, maka klik dan tahan pada tombol Press and Hold to View Sample.

5. Klik tombol Next> untuk menampilkan atau menuju pada langkah berikutnya.

6. Tentukan atau lengkapi elemen grafik pada kotak dialog berikut :

Gambar 6.3 Kotak Dialog Chart – Step 3 of 4-Titles

7. Pada tab Titles berfungsi untuk memberikan judul pada judul grafik, kemudian isi judul grafik sebagai berikut :

§ Pada bagian Chart title berfungsi untuk menentukan judul grafik. Klik pada pilihan ini dan ketik judul grafik dengan Grafik Gaji Karyawan.

§ Pada bagian Category (X) axis berfungsi untuk menentukan judul grafik sumbu X. klik pada pilihan ini dan ketik Departemen.

§ Pada bagian Series (Y) axis berfungsi untuk menentukan judul grafik sumbu Y. klik pada pilihan ini dan ketik Golongan.

§ Pada bagian Value (Z) axis berfungsi untuk menentukan judul grafik sumbu Z atau judul tampilan nilai pada suatu grafik. Klik pada pilihan ini dan ketik TOTAL GAJI POKOK.

8. Pada tab Exes berfungsi untuk menampilkan atau menghilangkan keterangan pada sumbu X, sumbu Y dan sumbu Z. pada pilihan ini anda tidak perlu memilihnya, karena secara default pilihan ini telah dipilih yang ditandai dengan ceklist (Ö) pada bagian Category (X) axis, Series (Y) axis dan Value (Z) axis.

9. Pada tab Gridlines berfungsi untuk menampilkan atau menghilangkan garis skala pembantu (grid) pada sumbu X, sumbu Y, sumbu Z. setiap sumbu terdiri dari major Gridlines dan Minor Gridlines. Major Gridlines berfungsi untuk membuat garis skala renggang dan Minor Gridlines berfungsi untuk membuat garis skala rapat. Anda dapat menentukan sendiri sesuai dengan keinginan.

10. Pada tab Legend berfungsi untuk menampilkan atau menghilangkan (show Legend) keterangan gambar (warna) pada grafik. Klik pada bagian Show Legend sehingga ceklist (Ö) akan hilang dan keterangan grafik (warna) tersebut akan tersembunyi. Anda dapat menampilkan legend tersebut dengan memberi tanda ceklist pada bagian Show Legend, kemudian anda dapat menempatkan keterangan tersebut sesuai dengan keinginan dengan memilih pada bagian Placement.

11. Pada tab Data Labels berfungsi untuk menempatkan label data pada grafik. Label data tersebut berupa teks atau nilai data itu sendiri yang berfungsi untuk memperjelas penyajian data. Pada bagian ini anda tidak perlu memilihnya.

12. Pada tab Data Tables berfungsi untuk menampilkan atau menyembunyikan tabel data pada tampilan lembar kerja grafik yang dibuat. Pada pilihan ini anda tidak perlu memilihnya, karena secara default pilihan ini tidak terpilih (tidak ditandai dengan ceklist).

13. Setelah elemen grafik anda tentukan, kemudian klik Next>. Kotak dialog Chart Wizard – Step 4 of 4 – Chart Location akan terlihat sebagai berikut :

Gambar 6.4 Kotak Dialog Chart Step 4 of 4 – Chart Location

Pada kotak dialog tersebut di atas, terdapat dua pilihan yaitu :

§ As new sheet berfungsi untuk menempatkan grafik pada lembar kerja yang baru dengan nama Chart1 dan masih dalam satu buku kerja (nama file). Nama grafik Chart1 ini dapat dirubah dengan nama lain sesuai keinginan.

§ As object in berfungsi untuk menempatkan grafik pada lembar kerja (data sheet) tertentu sesuai dengan pilihan anda.

14. Klik tombol Finish untuk mengakhiri proses pembuatan grafik. Dengan proses tersebut diatas, maka grafik akan terlihat seperti berikut :

Gambar 6.5 Tampilan Hasil Pembuatan Grafik

B. Membuat Grafik Berdasarkan Data Berkelompok dan Tidak Berurutan

Dalam pemanfaatan grafik pada MS. Excel kita dapat membuat grafik tersebut sesuai dengan data yang kita miliki. Langkah yang ditempuh tentu berbeda sesuai dengan model data yang ada, apakah data termasuk data berkelompok atau data tidak berurutan.

Data berkelompok adalah data yang bentuk tampilannya berada dalam kolom yang urut dan data yang urut ini dapat kita gunakan seluruhnya menjadi data pembuatan grafik. Sedangkan data yang tidak berurutan adalah data yang bentuk tampilannya berada dalam kolom yang tidak urut dan kita hanya menginginkan kolom tertentu dalam sebuah tabel tersebut yang akan dijadikan sebuah grafik.

Kita dapat membedakan dalam pembuatan grafik, jika data yang digunakan termasuk data berkelompok maka kita dapat memilih Data Range, sedangkan apabila kita menggunakan data tidak berurutan maka kita dapat memilih Series.

Berikut ini contoh data berkelompok dan data tidak berurutan :

Gambar 6.6 Contoh Data Berkelompok

Gambar 6.7 Contoh Data Tidak Berurutan

· Adapun langkah pembuatan grafik dengan data berkelompok

Pembuatan grafik dengan pemanfaatan data berkelompok dapat dilakukan :

a. Pilih Insert > Chart;

b. Pada pilihan Standart Types pilih model grafik sesuai dengan keinginan dan kebutuhan;

c. Ikuti langkah tersebut dengan klik Next, lalu pada submenu Data Range anda dapat sorot data anda yang berkelompok seluruhnya;

Gambar 6.8 Kotak Dialog Data Range

d. Terus ikuti langkah sampai pembuatan grafik sesuai dengan kebutuhan anda (isi pilihan-pilihan yang sudah disediakan dengan menyesuaikan pada preview yang tampak);

e. Terselesaikannya pembuatan grafik dapat ditandai dengan pilihan Finish.

· Adapun langkah pembuatan grafik dengan data tidak berurutan

Pembuatan grafik dengan pemanfaatan data tidak berurutan dapat dilakukan :

a. Pilih Insert > Chart;

b. Pada pilihan Standart Types pilih model grafik sesuai dengan keinginan dan kebutuhan;

c. Ikuti langkah tersebut dengan klik Next, lalu pada submenu Series anda dapat sorot data anda yang tidak berurutan dengan memilih kolom mana yang akan dijadikan grafik;

Tempat Pengisian Data Tidak Berurutan

Gambar 6.9 Kotak Dialog Series

d. Pada pilihan Series, klik Add untuk menambah kolom yang akan disorot, pada pilihan Name dapat diisi dengan melakukan sorot judul kolom, sedangkan Value dapat diisi dengan melakukan sorot isi kolom yang akan dijadikan data pembuatan grafik;

e. Terus ikuti langkah sampai pembuatan grafik sesuai dengan kebutuhan anda (isi pilihan-pilihan yang sudah disediakan dengan menyesuaikan pada preview yang tampak);

f. Terselesaikannya pembuatan grafik dapat ditandai dengan pilihan Finish.

C. Formatting Grafik

Formatting grafik dapat dilakukan jika ingin memberikan tampilan sesuai dengan keinginan kita. Hal ini dapat langsung dilakukan dengan mengaktifkan bagian mana dari grafik yang ingin diatur formatnya. Langkah yang dapat dilakukan :

1. Aktifkan pointer pada area yang diinginkan atau klik ganda (double click), pilih chart area untuk memformat background, atau plot area untuk memformat area grafik/plot;

2. Klik tombol mouse sebelah kanan, kemudian klik Format Chart Area untuk memformat area background grafik atau klik Format Plot Area untuk memformat area grafik/plot;

Gambar 6.10 Contoh Format Chart Area

Gambar 6.11 Contoh Format Plot Area

3. Pada pilihan Pattern kita dapat memilih warna maupun fill effect untuk memberi effeck yang lain sesuai dengan kebutuhan;

4. Pilih OK.

Selain itu, kita dapar menentukan atau merubah elemen warna grafik dengan cara :

a. Klik ganda (double click) elemen grafik yang akan dirubah warnanya, misalnya setiap tampilan warna garis grafik. Dilayar akan terlihat kotak dialog Format Data Series.

b. Pada tab Patterns, klik warna sesuai dengan keinginan, misalnya warna kuning. Tampilan warna dapat anda lihat pada bagian sample. Perhatikan tampilan berikut:

Gambar 6.12 Kotak Dialog Format Data Series

c. Anda dapat menggunakan warna lain dengan meng-klik tombol Fill Effects, kemudian dilayar akan terlihat kotak dialog Fill Effects sebagai berikut :

Gambar 6.13 Kotak Dialog Fill Effects

d. Klik tab Gradient untuk menentukan gradasi yang akan diberlakukan pada elemen balok grafik, misalnya klik pilihan One color (untuk satu warna) dan klik pilihan Diagonal down. Pada kotak dialog Fiil Effects tersebut di atas, anda dapat memilih tab Texture untuk menentukan pilihan bentuk warna yang telah tersedia dalam Excel 2003. pilihan tersebut dapat anda lihat pada kotak dialog berikut :

Gambar 6.14 Tampilan Pilihan Texture

Disamping itu anda dapat memilih pola garis dengan mengklik tab Pattern. Pilihan pola garis tersebut dapat anda lihat pada kotak dialog berikut :