BAB 5
MS. EXCEL - MEMBUAT dan MENGELOLA
DATA BASE
A. MENGELOLA DATABASE
Microsoft excel 2003 menyediakan fitur untuk kegiatan pengoperasian database seperti
mengurutkan data, melacak dan menampilkan data dengan filter, melengkapi tabel dengan subtotal,
membuat rekapitulasi data dan lain sebagainya.
Setiap perusahaan yang berskala besar maupun kecil
berkepentingan dengan informasi. Informasi yang dimaksud adalah seluruh data
yang bersumber dari internal perusahaan maupun eksternal perusahaan.
Yang dimaksud dengan internal perusahaan adalah
data yang tentang pegawai, volume penjualan, area penjualan dan lain
sebagainya.
Sedangkan eksternal perusahaan adalah data tentang
tingkat permintaan barang, jumlah penduduk, tingkat inflasi dan lain
sebagainya.
Kesemua data tersebut harus
terangkum dalam database. Pemanfaatan
database sangat bernilai untuk :
1. Membuat perencanaan strategi maupun bisnis
perusahaan;
2. Membuat dan menentukan segment dan sasaran
konsumen;
3. Mengelola pelaksanaan atas rencana yang
dibuat;
4. Evaluasi atas pelaksanaan dilapangan
dengan rencana yang telah dibuat;
5. Evaluasi kinerja perusahaan dengan
perusahaan lan yang sejenis.
Melihat betapa pentingnya database, maka
perusahaan sangat membutuhkan database yang dikelola sedemikian rupa sehingga
segala informasi yang dibutuhkan dapat tersaji dengan cepat dan akurat.
Tabel berikut ini, akan dijadikan sebagai sumber
data dalam proses database. Oleh
karena itu buatlah tabel berikut ini pada lembar kerja Anda.
|
|
Gambar 5.1
Tabel Database
1.
Conditional Formatting
Conditional
formating merupakan fasilitas untuk memformat
tampilan secara otomatis cell dengan
kreteria yang telah ditentukan antara lain:
Tabel 5.1 Pilihan Conditional Formatting
Pilihan
|
Keterangan
|
Between
|
Antara
|
Not between
|
Tidak
antara
|
Equal to
|
Sama
dengan
|
Not Equal to
|
Tidak
sama dengan
|
Greather than
|
Lebih
dari
|
Less than
|
Kurang
dari
|
Greather than or
equal to
|
Lebih
dari atau sama dengan
|
Less than or equal
to
|
Kurang dari atau sama dengan
|
Adapun langkah-langkah sebagai
berikut :
- Sorot /
blok kolom atau baris yang akan dilakukan format otomatis
- Pilih
menu Format > Conditional Formatting
- Tentukan
fungsi yang akan ditampilkan seperti pada tabel diatas
- Isilah
dengan angka yang ditentukan kolom disamping kotak fungsi
- Pilih
kotak format
- Tentukan
tampilan Cell yang diinginkan
- Pilik OK.
Perhatikan contoh berikut :
Apabila kita ingin memberikan
tanda beda pada kolom gaji pokok dimana nilai gaji pokok antara 350.000 sampai
375.000 akan diberikan conditional format dengan warna merah, maka dengan mengikuti
ketentuan di atas dengan otomatis akan tampak hasil sebagai berikut :
Gambar 5.2 Contoh Tampilan Conditional Formatting
2.
Mengurutkan Data
Mengurutkan data merupakan
salah satu cara untuk mengelompokkan data, sehingga akan mudah ditemukan. Cara
untuk mengurutkan data adalah sebagai berikut :
a.
Sorot atau blok range data yang
akan diurutkan, termasuk judul kolom (field
name) dan seluruh data, misalnya A1:F1;
b.
Pilih dan klik menubar Data, kemudian klik pilihan Sort…, kemudian dilayar terlihat kotak
dialog Sort seperti berikut :
Gambar 5.3 Kotak
Dialog Sort
c.
Tentukan field/judul kolom sebagai kunci pengurutan pertama pada bagian Sort
by, misalnya Status Perkawinan;
d.
Klik pilihan Ascending
untuk menentukan proses pengurutan secara menaik, selain itu anda dapat
memilih Descending apabila anda menginginkan hasil pengurutan secara
menurun dari yang terbesar ke yang terkecil;
e.
Pada bagian My
list has, beri tanda atau klik pilihan Header row. Fungsi dari
pilihan ini adalah sebagai berikut :
§ Header row : jika anda menganggap baris pertama dari range yang dipilih merupakan
baris judul. Baris judul tersebut tidak akan diproses dalam pengurutan data.
§ No header row : jika anda menganggap judul tidak ada, sehingga turut diproses dalam
pengurutan data atau apabila anda tidak menyertakan baris judul pada range data
yang disorot.
f.
Akhiri dengan OK.
|
Gambar 5.4 Hasil Proses Pengurutan Berdasarkan Jenis Barang
Dari hasil tersebut di atas terlihat bahwa data
dikelompokkan berdasarkan Status
Perkawinan. Karyawan dengan status perkawinan “Kawin”
ternyata cukup banyak, demikian juga dengan status perkawinan “Tidak”. Oleh karena itu anda dapat
mengurutkan dengan kunci kedua bahkan kunci ketiga.
3.
Menampilkan Data dengan AutoFilter
Cara yang digunakan untuk pemilihan data sesuai kriteria
dengan AutoFilter adalah:
a.
Sorot atau blok range judul
kolom, misalnya A1:F10 atau cukup
judulnya saja anda blok, yaitu range A1:F1;
b.
Pilih dan klik menubar data, kemudian arahkan pada pilihan Filter…, selanjutnya klik pilihan AutoFilter dimana :
1. All : menampilkan
semua data dengan semua kriteria.
2. Top 10 : menampilkan
record-record yang memiliki nilai penyaringan record
3. Custom : menampilkan
data dengan menentukan sendiri kriteria penyaringan record
·
Operator
Pembanding
Pilihan
|
Artinya
|
Equals
Does not equal
Is greater than
Is greater than or equal to
Is less than
Is less than or equal to
Begins with
Doesn’t begins with
Ends with
Does not ends with
Contains
Does not contains
|
(=)
(<>)
(>)
(>=)
(<)
(<=)
Diawali
dengan
Tidak
diawali dengan
Diakhiri
dengan
Tidak diakhiri
dengan
Berisi
Tidak
berisi
|
·
Pilihan
And digunakan untuk membentuk kriteria
dengan dua kondisi dan hanya akan menampilkan record-record yang memenuhi kedua kriteria yang dicondisikan.
·
Pilihan
Or digunakan untuk membentuk kriteria
dengan dua kondisi dan hanya akan menampilkan salah satu dari kedua kriteria
yang dicondisikan.
·
Contoh
4.1 :
Field
|
Operator Pembanding
|
Kriteria
|
Hasil
|
Asal
Asal
Nama
Nama
Nama
|
Begins with
Does not begin with
Ends with
Contains
Does not contain
|
Ma
Ma
i
wi
a
|
Madiun, dan Magetan
Solo, Surabaya, Ngawi dan Ponorogo
Sofyan Hadi, Sri Nurhayati, dll.
Widiyanto, Tri Widyanto,
dll.
Josephine, Endri Budi, dll.
|
·
Contoh
4.2 :
Menampilkan Tgl Lahir >= 1
Januari 1975
c.
Dengan
proses tersebut, maka disetiap judul akan terlihat kotak pilihan (Dropdown). Perhatikan
tampilan berikut :
Gambar 5.5
Tampilan AutoFilter
Pilih kriteria yang diinginkan pada setiap judul kolom (field) dengan cara klik daftar pilihan (dropdown) pada judul kolom (field) tersebut.
Misalnya anda akan menampilkan Departemen Pemasaran, maka cara yang anda lakukan adalah :
a.
Klik dropdown Departemen, kemudian klik pilihan Pemasaran. Perhatikan tampilan berikut :
Gambar 5.6
Tampilan Memilih Dropdown Departemen
b.
Setelah anda klik pilihan Pemasaran, maka akan terlihat sebagai
berikut :
Gambar 5.7 Hasil
Proses Pemilihan Data Departemen Pemasaran
Untuk memilih dua criteria
pada field Departemen, misalnya memilih dan menampilkan Departemen Umum dan Produksi. Gunakan tabel data filter seperti gambar …. Cara yang
dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Klik dropdown Departemen, kemudian klik pilihan [Custom…];
b.
Pilih salah satu operator
relasi pertama sesuai dengan criteria, yaitu Equals (sama dengan);
c.
Disebelah kanan pilihan
operator, tentukan data pertama pada bagian criteria dengan cara klik pada
dropdown dan klik pilihan Umum;
d. Klik jenis operator Or, jika anda akan menampilkan data
dengan salah satu persyaratan yang telah ditentukan yaitu departemen Umum atau Produksi.
Sedangkan operator And akan menampilkan data dengan kedua
syarat terpenuhi sekaligus;
e.
Pilih salah satu operator
relasi kedua sesuai dengan criteria, yaitu Equals (sama dengan);
f.
Disebelah kanan pilihan
operator, tentukan data kedua pada bagian criteria dengan cara klik pada dropdown dan klik pilihan Produksi.
Informasi dari kotak dialog
dapat dibaca Departemen = “Umum” or Departemen
= “Produksi”.
Perhatikan kotak dialog
berikut ini :
Gambar 5.8 Kotak Dialog Custom AutoFilter
Perhatikan di layar proses AutoFilter-Custom akan
terlihat sebagai berikut :
Gambar 5.9 hasil Proses Custom AutoFilter
Untuk menampilkan kembali
seluruh data, dapat dilakukan dengan cara memilih All pada field yang menjadi criteria atau klik
menubar Data, Filter, kemudian pilih Show All.
4.
SubTotal
Fasilitas subtotal
adalah merupakan perhitungan data dari setiap kelompok data yang sejenis
atau menghitung total dari kriteria tertentu pada sebuah daftar. Untuk
melakukan proses subtotal, gunakan langkah berikut :
a.
Urutkan database terlebih
dahulu secara Ascending atau Descending pada field tertentu yang akan dibuat sub
total, misalnya diurutkan berdasarkan Departemen
secara Ascending;
b.
Klik menubar Data, kemudian klik pilihan Subtotal,
maka kotak dialog akan terlihat seperti berikut :
Gambar 5.10 Kotak
Dialog Subtotal
c.
Pada bagian At
Each Change in, anda isi dengan memilih field. Pilihan ini sama dengan
kunci pengurutan data pada subtotal yang anda lakukan pada langkah (a) di atas,
yaitu klik pilihan Departemen.
d.
Pada pilihan Use
function berfungsi untuk menentukan jenis fungsi yang akan digunakan
dalam subtotal ini antara lain SUM untuk penjumlahan, Average
untuk rata-rata, Max untuk nilai tertinggi, Min
untuk nilai terendah, Count untuk menghitung banyaknya
data. Karena anda ingin mengetahui jumlah total gaji pokok dari masing-masing departemen maka pilih SUM;
e.
Pada bagian add
subtotal untuk menentukan field apa yang akan dihitung, klik atau
tandai dengan ceklist pada pilihan Gaji
Pokok;
f. Tandai dengan ceklist pada pilihan Replace current subtotal yang
berfungsi untuk mengganti subtotal terakhir yang anda lakukan. Pilihan ini tidak perlu diklik, karena
secara default telah ditandai dengan ceklist;
g. Tandai dengan ceklist pada pilihan Summary below data yang
berfungsi untuk memberi ringkasan pada setiap kelompok data dan diletakkan di
bawah kelompok data tersebut. Pilihan ini tidak perlu diklik, karena secara default telah ditandai dengan
ceklist;
h. Apabila anda menginginkan hasil proses
subtotal tersebut terpisah dan akan diletakkan pada halaman tersendiri untuk
setiap group atau kelompok data, maka tandai dengan ceklist pada pilihan Page
break between groups;
i.
Klik
tombol OK, hasilnya proses subtotal
tersebut di atas akan terlihat sebagai berikut :
|
|
Gambar 5.11 Tampilan Hasil Proses Subtotal
Dari tampilan hasil proses subtotal tersebut di atas, terdapat tiga
buah tombol yang masing-masing bertuliskan 1,2, dan 3. tombol tersebut
berfungsi untuk memperluas atau mempersempit tampilan daftar hasil perhitungan subtotal berdasarkan levelnya. Apabila tombol 1 anda klik, maka akan menampilkan grand total,
sedangkan apabila tombol 2 diklik, maka akan menampilkan subtotal untuk masing-masing kelompok data (masing-masing
Departemen) dan apabila tombol 3 anda klik, maka akan menampilkan seluruh data.
Pada bagian subtotal untuk masing-masing kelompok data
(masing-masing Departemen) terlihat symbol – yang berfungsi untuk menampilkan
data yang tersembunyi.
Untuk menghapus subtotal yang anda buat, klik tombol Remove
All pada kotak dialog Subtotal.
5.
Rumus Database
a.
Fungsi COUNT
Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah kolom atau
baris yang berisi karakter angka saja.
|
Isilah Value 1 dengan range area yang akan dihitung
Misalnya, Ingin menhitung berapa jumlah angka yang ada
pada kolom total di tabel berikut
Maka kita dapat menggunakan rumus =COUNT(B2:B6)
Gambar 5.12 Tampilan
Fungsi Count
b.
Fungsi COUNTA
Fungsi ini digunakan untuk menghitung berapa banyak di kolom
atau baris yang berisi karakter apapun.
|
Isilah range dengan area yang akan dihitung
Misalnya, ingin menghitung berapa jumlah kolom/baris
yang berisikan teks maupun angka pada kolom No dan Nama, maka kita dapat
memanfaatkan fungsi ini dengan rumus :
=COUNTA(A2:B11)
Gambar 5.13
Tampilan Fungsi Counta
c.
Fungsi COUNTIF
|
Isilah range dengan area yang akan
dihitung
Isilah criteria dengan
syarat/criteria yang ditentukan
Misalnya ingin menghitung teks “bandung ” seperti berikut
ini, maka langsung dapat kita ketik :
=countif($B$1:$B$20,B15) atau
=countif($B$1:$B$20,”Bandung ”)
Gambar 5.14 Tampilan Fungsi Countif
d.
Fungsi SUMIF
Fungsi ini digunakan untuk menjumlahkan seluruh data
angka (numeric) dari sederetan angka sesuai dengan criteria tertentu.
Bentuk umum dari fungsi SUMIF
adalah :
|
Keterangan :
§ Range : digunakan untuk menentukan range yang akan
dievaluasi atau diuji.
§ Criteria : digunakan untuk
menentukan criteria atau kondisi tertentu yang akan dihitung. Criteria ini
dapat beruppa huruf, angka atau rumus.
§ Sum_range : digunakan untuk menentukan range data yang akan dijumlahkan atau
dihitung.
Misalnya pada lembar kerja berikut akan dihitung total gaji pokok
untuk mmasing-masing golongan, yaitu total gaji untuk golongan I, golongan II,
dan golongan III.
Gambar 5.15
Tampilan Menggunakan Fungsi SUMIF
Langkah yang digunakan untuk menyelesaikan kasus tersebut di atas
adalah :
a.
Tempatkan pointer pada alamat
sel C13
b.
Ketik fungsi =SUMIF(
c. Sorot range C4:C9, kemudian ketik titik koma (“;”). Format
yang digunakan mengikuti format Indonesia.
d. Ketik angka Romawi “I”, karena anda menghitung total gajii pokok untuk golongan I.
e. Sorot range D4;D9, kemudian ketik ).
f. Akhiri dengan menekan tombol Enter atau
klik symbol Enter pada Formula Bar.
Sehingga hasil akhir dari rumus tersebut
adalah :
=SUMIF(C4:C9,”I”,D4:D9)
Lakukan proses yang sama untuk mencari Golongan II dan Golongan III
dan rumus yang digunakan adalah sebagai berikut :
§ Rumus untuk menghitung total gaji pokok golongan “II” adalah :
=SUMIF(C4:C9,”II”,D4:D9)
§ Rumus untuk menghitung total gaji pokok Golongan “III” adalah :
=SUMIF(C4:C9,”III”,D4:D9)
B. MENCETAK LAPORAN
Laporan yang anda buat dalam Worksheet kurang
optimal, apabila tidak anda cetak. Excel 2003 menyediakan dua pencetakaan yaitu layar (print preview)
dan di kertas (Printer).
1.
Menentukan Area Pencetakaan
Sebelum melakukan proses pencetakan, baik di layar
monitor (print Preview) atau mencetak ke printer, maka anda dapat memilih area
yang akan dicetak. Cara yang digunakan adalah sebagai berikut :
- Sorot range yang akan dicetak;
- Klik menubar File, kemudian arahkan pada pilihan Print Area, selanjutnya klik Set Print Area;
- Lembar kerja yang di sorot/dipilih akan dibatasi dengan garis putus-putus.
Untuk menampilkan batas pencetakan secara jelas dapat
anda gunakan klik pada menubar View, kemudian
klik pilihan Page Break Preview. Pilihan tampilan ini :
Gambar 5.16
Tampilan Page Break Preview
Untuk menghapus batasan pencetakan tersebut di atas,
gunakan klik pada menubar File, kemudian arahkan pada pilihan Print
Area dan klik pilihan Clear Print Area.
2.
Menampilkan Hasil Cetakan di Layar (Print Preview)
Fasilitas pencetakan dengan Print Preview ini bermanfaat
untuk mengontrol hasil pencetakan sebelum dicetak ke kertas. Dengan demikian
diharapkan akan menghindari pemborosan kertas akibat kesalahan cetak.
Cara yang digunakan untuk menampilkan cetakan dilayar (Print Preview) adalah :
- Aktifikan worksheet pada workbook yang akan diperlihatkan layoutnya.
- Klik
menubar File, kemudian klik pilihan Print Preview. Di layar akan terlihat tampilan
sebagai berikut :
Gambar 5.17 Tampilan Print Preview
Disamping itu, untuk
menampilkan laporan yang akan dicetak dengan Print Preview ini dapat dilakukan
dari icon Print Preview pada toolbar
Standard. Cara yang digunakan adalah sebagai berikut :
- Aktifkan worksheet pada workbook yang akan diperlihatkan layoutnya.
- Klik icon Print Preview pada Toolbar Standard ()
Disamping itu, anda dapat menggunakan perintah sebagai
berikut :
- Aktifkan worksheet pada workbook yang akan diperlihatkan layoutnya.
- Klik menubar File, kemudian klik pilihan Page Setup…, dan di layar akan terlihat kotak dialog Page Setup, sebagai berikut :
Gambar 5.18
Tampilan Kotak Dialog Page Set-Up Tombol Print Preview
- Pada kotak dialog Page Setup tersebut di atas, klik tombol Print Preview.
Selain menggunakan cara seperti tersebut di atas,
menggunakan Print Preview dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
- Aktifkan worksheet pada workbook yang akan diperlihatkan layoutnya.
- Klik menubar File, kemudian klik pilihan Print, selanjutnya klik tombol Preview. Perhatikan kotak dialog Print sebagai berikut :
Gambar 5.19 Tampilan Kotak Dialog Print
Tampilan Print
Preview dilengkapi dengan beberapa tombol untuk mengoptimalkan bentuk
tampilan. Hal ini dilakukan sebelum proses pencetakan ke printer. Tombol-tombol
tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel 5.2
Tombol-tombol Print Preview
Toolbar
|
Perintah
|
Keterangan
|
|
Next
|
Digunakan untuk menampilkan halaman berikutnya.
Pilihan ini sama dengan tombol Page Down pada Keyboard.
|
|
Previous
|
Digunakan untuk menampilkan halaman sebelumnya. Pilihan ini sama dengan tombol Page Up
pada keyboard.
|
|
Zoom
|
Digunakan untuk memperbesar tampilan layar,
tergantung pada posisi mouse di layar. Untuk mengembalikan ke bentuk semula
klik tombol mouse di sembarang lokasi pada halaman yang besangkutan atau klik
tombol zoom sekali lagi.
|
|
Print
|
Digunakan untuk melakukan proses pencetakan
lembar kerja ke printer.
|
|
Setup
|
Digunakan untuk mengatur format halaman lembar
kerja yang akan dicetak.
|
|
Margin
|
Digunakan untuk mengatur batas pencetakan/margin
langsung pada lembar Print Preview. Jika tombol ini diklik, maka akan muncul
garis-garis pemandu pengaturan margin.
|
|
Page
Break Preview
|
Digunakan untuk menentukan batas pencetakan
halaman. Perintah ini sama
dengan memilih Page Break Preview pada menubar View.
|
|
Close
|
Digunakan untuk keluar dari tampilan Print Preview
dan kembali ke tampilan normal pada lembar kerja Microsoft Excel.
|
|
Help
|
Digunakan untuk menampilkan fasilitas bantuan yang
disediakan Excel 2003.
|
3.
Menentukan Ukuran Kertas dan Kualitas
Pencetakan
Langkah yang digunakan untuk menentukan ukuran kertas
dan kualitas pencetakan di kertas adalah sebagai berikut :
- Klik menubar File, kemudian klik pilihan Page Setup atau klik tombol Setup pada tampilan Print Preview. Di layar akan terlihat kotak dialog Page Setup.
- Pada
kotak dialog Page Setup, klik
tab Page.
Gambar 5.20 Kotak Dialog Page Setup-Tab Page
- Pada bagian Orientation berfungsi untuk menentukan arah pencetakan lembar kerja. Pilihan ini terdiri dari Potrait (untuk arah pencetakan yang normal/biasa/vertical) dan Landscape (untuk arah pencetakan yang mendatar/horizontal). Perhatikan tampilan berikut :
Gambar 5.21 Tampilan
Potrait
Gambar 5.22
Tampilan Landscape
- Pada
bagian Scaling berfungsi untuk mengatur skala hasil pencetakan.
Pilihan Adjust to digunakan untuk mengatur skala pencetakan atau
menyesuaikan data yang akan dicetak dengan lebar kertas yang akan
digunakan.
Apabila nilaipada bagian Adjust
to kurang dari 100%, maka tampilan dan hasil pencetakan laporan akan
lebih kecil (diperkecil), demikian juga dengan apabila nilai Adjust
to diatas 100%, maka hasil pencetakan laporan akan diperbesar, sesuai
nilai yang anda isi.
- Bagian Paper
size berfungsi untuk memilih jenis kertas yang akan digunakan
dalam pencetakan. Pilihan ini terdiri dari ukuran kertas yang Letter,
Legal, A4 dan lain sebagainnya.
- Klik
pilihan High pada bagian Print quality untuk mendapatkan
kualitas pencetakan yang tinggi (lebih baik).
- Pada bagian First page number berfungsi
untuk mengatur nomor halaman awal dari lembar kerja yang akan dicetak. Umumnya anda tidak perlu memilih
bagian ini, karena Excel secara otomatis akan menentukan Auto.
- Klik
tombol OK untuk mengakhiri
pengaturan halaman.
4.
Menentukan Batas Margin
Pencetakan
Margin merupakan jarak bidang
cetak terhadap tepi halaman kertas. Cara yang digunakan
untuk menetukan batas margin pencetakan adalah sebagai berikut :
- Klik menubar File, kemudian klik pilihan Page Setup atau klik tombol Setup pada tampilan Print Preview dan klik tab margin. Dilayar akan terlihat kotak dialog Page Setup.
- Pada
kotak dialog Page Setup, klik tab
Margin.
Gambar 5.23 Kotak Dialog Page Setup-Tab Margin
- Pada
bagian Top berfungsi untuk menentukan jarak antara tepi atas
kertas dengan tepi atas daerah cetak.
- Bagian Bottom
berfungsi untuk menentukan jarak antara tepi bawah kertas dengan tepi
bawah daerah cetak.
- Bagian Left
berfungsi untuk menetukan jarak antara tepi kiri kertas dengan tepi
kiri bidang cetak.
- Pada bagian Right berfungsi untuk menetukan jarak tepi kanan kertas dengan tepi kanan bidang cetak.
- Pada bagian Center on page berfungsi untuk mengatur pencetakan lembar kerja agar ditengah-tengah kertas, baik secara horizontal maupun vertical. Apabila anda klik pilihan Horizontally, maka laporan akan dicetak di tengah pada halaman secara horizontal, demikian juga sebaliknya apabila anda klik pilihan Vertically, maka laporan akan dicetak di tengah pada halaman secara vertical.
Tampilan menentukan batasan-batasan pencetakan ini dapat
dilihat pada gambar berikut :
|
|
|
|
|
|
Gambar 5.24 Tampilan
Margin pada Lembar Kerja
- Klik tombol OK untuk menutup kotak dialog Page Setup.
Selain menggunakan kotak dialog tersebut di atas, anda
dapat merubah margin langsung pada tampilan Print Preview dengan cara sebagai
berikut :
- Pastikan
laporan yang akan dicetak terlihat dalam kondisi Print Preview. Apabila belum terlihat dalam kondisi Print Preview, gunakan klik pada icon Print Preview atau
klik menubar File, kemudian klik pilihan Print Preview.
- Klik tombol Margins pada
tampilan Print Preview. Kemudian di layar akan terlihat batas-batas
pencetakan.
- Tempatkan mouse pointer pada posisi margin yang akan dirubah, misalnya
ditempatkan pada bagian batas kanan pencetakan.
- Klik dan
tahan, kemudian geser (drag)
pada posisi yang diinginkan.
- Lakukan hal yang sama untuk margin
kiri, atas dan bawah.
Perhatikan tampilan berikut :
|
Gambar 5..25 Tampilan
Margin pada Print Preview
5.
Membuat Header dan Footer
- Klik menubar File, kemudian klik pilihan Page Setup atau klik tombol Setup pada tampilan Print Preview. Di layar akan terlihat kotak dialog Page Setup.
- Pada
kotak dialog Page Setup, klik tab Header/Footer.
Gambar 5.26 Kotak Dialog Page
Setup-Tab Header/Footer
- Pada bagian Header, klik salah satu pilihan yang sesuai dengan kebutuhan, demikian juga dengan Footer. Misalnya Page 1, untuk memberikan nomor halaman, namun apabila anda akan membuat sendiri Footer atau Header, klik tombol Custom Header atau Custom Footer.
- Klik tombol Custom Header untuk membuat Header sesuai dengan keinginan. Demikian juga apabila anda akan membuat Footer sesuai dengan keinginan dapat memilih tombol Custom Footer. Di layar akan terlihat sebagai berikut :
Gambar 5.27 Kotak
Dialog Header
- Pada kotak dialog Header atau Footer tersebut diatas, ketik atau pilih Header/Footer yang anda inginkan pada posisi Left Section (posisi kiri), Center section (posisi tengah) dan Rigth section (posisi kanan).
- Lakukan format terhadap teks pada header/footer tersebut dan anda dapat menyisipkan nomor halaman, tanggal, waktu, nama file, tab lembar kerja serta gambar dengan memilih icon yang tersedia.
- Klik tombol OK.
Pilihan icon
atau tombol pada bagian Header atau Footer adalah sebagai
berikut :
Tabel 5.3 Tombol Pilihan Header and Footer
Toolbar
|
Keterangan
|
|
Menentukan jenis dan ukuran huruf yang akan digunakan.
|
|
Menentukan
nomor halaman.
|
|
Menentukan jumlah halaman lembar kerja.
|
|
Menentukan tanggal sekarang dari sistem komputer.
|
|
Menentukan jam sekarang dari sistem komputer.
|
|
Menentukan
nama drive, Folder, dan Nama File (workbook).
|
|
Memberikan nama file pada lembar kerja yang akan cetak.
|
|
Memberikan
nama sheet/lembar kerja pada halaman cetak.
|
|
Menempatkan gambar pada lembar kerja aktif.
|
|
Mengatur format tampilan gambar yang telah ditempatkan.
|
6.
Menampilkan Sub Judul Tabel di Setiap
Halaman
Pada saat kita ingin mencetak
hasil kerja kita dalam format excel yang memiliki data cukup panjang, maka kita
perlu menampilkan setiap sub judul tabel pada setiap halaman agar kita mengetahui
urutan dari isi tabel tersebut. Oleh karena itu sebelum kita melakukan pencetakan maka kita harus mengatur
terlebih dahulu format tampilan dari tabel kita dengan cara sebagai berikut :
a. Sorot tabel yang akan dicetak dengan
menampilkan sub judul di setiap halaman;
b. Pilih Menu File > Page Setup;
c.
Pilih Sub menu Sheet
d. Lalu isi pilihan row
to repeat to dengan cara blok baris judul yang akan ditampilkan pada
setiap halaman.
Gambar 5.28 Kotak Dialog Page Setup – Sheet
Gambar 5.29 Hasil Print Preview dengan Menampilkan Sub judul pada Setiap
Halaman
7.
Memodifikasi Halaman
Jika kita ingin mencetak
hasil kerja kita dalam bentuk MS. Excel dengan urutan halaman yang ditentukan maka kita bisa lakukan dengan
memodifikasi halaman. Hal ini biasanya berguna saat kita ingin menggabungkan
hasil kerja kita sebanyak 20 halaman dimana halaman 1 sampai dengan 14 kita
kerjakan dengan MS. Word sedangkan halaman 15 sampai dengan 20 kita kerjakan
dengan MS. Excel. Maka dengan model contoh tersebut kita bisa memodifikasi
halaman pada lembar kerja MS. Excel dengan cara :
a. Pilih Menu File > Page Setup;
b. Pada pilihan Page > scaling adjust to isi
dengan persentase tampilan yang diinginkan;
c. Karena kita ingin memulai halaman 15 pada
lembar kerja MS. Excel maka pada pilihan First Page Number isi dengan angka 15;
Gambar 5.30 Kotak Dialog Page Setup > Page
d. Selanjutnya pada pilihan Header Footer
kita dapat menentukan letak dimana halaman tersebut berada untuk Header berarti
halaman berada di bagian atas, dan Footer berada di bagian bawah. Pilih Custom
Footer untuk menampilkan halaman di bawah dan pilih
& [Page], lalu
isi dengan angka 15, untuk perataan halaman dapat diatur sendiri;
Gambar 5.31
Kotak Dialog Page Setup > Header-Footer
Gambar 5.32
Kotak dialog Custon Footer
e. Lalu Tekan OK;
f. Hasil penampilan halaman dapat dilihat
pada Print
Preview.
Gambar 5.33 Hasil Print Preview
8. Mencetak ke Printer
Hasil akhir pekerjaan yang
kita kerjakan pada lembar
kerja (sheet) bukanlah tampilan di
layar denan Print Preview, akan tetapi cetakan di kertas (Print
Out). Suatu hal yang perlu mendapat perhatian dalam proses pencetakan ini
adalah kesiapan printer dan telah terinstalasinya printer yang akan digunakan
serta telah tersediannya kertas pada printer tersebut.
Untuk melakukan pencetakan ke
printer gunakan salah satu cara berikut ini:
- Klik
menubar File, kemudian klik pilihan Print atau Ctrl+P.
- Klik
tombol Print pada toolbar Standard.
- Klik
menubar File, kemudian klik pilihan Print Preview, kemudian
klik tommbol Print pada tempilan Print Preview.
- Klik menubar
File,
kemudian klik pilihan Page Setup. Pada kotak dialog Page Setup, klik tombol print.
Cara yang digunakan untuk melakukan proses pencetakan
adalah :
- pilih salah satu cara tersebut diatas, misalnya dengan mengklik menubar File, kemudian klik pilihan print atau Ctrl+P. dilayar akan terlihat kotak dialog Print sebagai berikut :
Gambar 5.34 Tampilan Kotak Dialog Print
- pada
kotak dialog Print tersebut
diatas, klik pilihan Name untuk memilih jenis
printer yang digunakan untuk mencetak misalnya EPSON C41.
- Tentukan halaman yang akan anda cetak, dengan cara memilih bagian Print range. Pilihan ini anda klik All. Pilihan tersebut adalah sebagai berikut :
- Pada bagian Print What digunakan untuk menentukan pilihan data yang akan dicetak. Anda klik pilihan Active sheet (s).
- Tentukan jumlah salinan cetakan pada pilihan Number of copies, misalnya tetap diisi 1, apabila anda isi dengan 2, maka satu halaman akan dicetak menjadi 2 lembar.
- Apabila akan mencetak dokumen pada file tertentu, klik pilihan Print to File dan akan berbentuk file dengan ekstenasi.prn.
- Tentukan susunan halaman yang akan dicetak di setiap copian/rangkap pada pilihan Collate. Umumnya pilihan ini digunakan apabila jumlah halaman yang dicetak cukup banyak.
- Apabila
anda akan menentukan pilihan-pilihan lain, maka klik tombol Properties,
kemudian tentukan pilihan yang sesuai dengan keinginan.
- Klik OK untuk menjalankan proses
pencetakan ke kertas.
3 Response to MS. EXCEL - MEMBUAT dan MENGELOLA DATA BASE
Artikel yang bermanfaat, mohon pict diperbaharui supaya pengunjung blog lebih interaktif. Salam kenal sebelumnya
mas minta contohnya
http://www.iyanzone.com/2014/11/membuat-aplikasi-persediaan-pakai-excel.html
Posting Komentar